Routines
Copy Link
Use Routines for all recurring tasks in the daily operation
With a workflow, you get a clear overview of all recurring tasks in daily operations. What needs to be done in the department today, on a specific day and time, or a check on whether, for example, the self-inspection or safety round was actually completed this week.
To each task, you can add a responsible role, instructions, images and files. You choose whether the task should be checked off when completed or just displayed.
Daily routines
Use daily routines if you have tasks that are done several times a week or at a specific time. Set which days of the week you want the task to be done.
Weekly routines
Use weekly routines if you have a task that runs over a few days or a week. Set within which days of the week you want a task to be carried out. For example, you can schedule the department's self-inspection to be done sometime during the weekdays. Choose to have the task checked off to easily keep track of whether it has been completed or not.
Monthly routines
Use monthly routines in the same way as weekly routines. Set within which days of the month you want a task to be done. For example, you can schedule the department's inventory count to be done sometime during the last week of the month. Choose to have the task checked off to easily keep track of whether it has been completed or not.
Recurring tasks that need to be done regularly
⚠️ To make changes to Workflows, you need “Operations Manager” or “Superadmin” permissions.
1. Select the relevant team.
2. Click on ⚙️ in the top-right corner and choose Edit Team Schedule.
3. Select the frequency that fits your needs and click +.
4. Provide a title for the task, set the scheduling details, and specify whether a checkmark is required when the task is completed.
5. You can also add an image, a description, or attach a quick reference guide.
⚠️ För att göra ändringar i Körschemat behöver du ha behörigheten “Driftansvarig” eller “Superadmin”.
Välj först den ansvariga avdelningen. Klicka på ⚙️ i det övre högra hörnet och välj Körschema. Välj den typ av rutin som passar och klicka på +. Ge uppgiften en titel, vilken schemaläggning den ska ha och om det ska krävas en bock när uppgiften är utförd. Det går också bra att lägga till bild, beskrivning eller bifoga en lathund.
Role-based workflows
Sometimes you need to work in parallel within a team. In that case, use Lineouts to create roles that you can then link to one or more routines in the team. By connecting routines with a role, you can get workflows that are based on a role.
After creating one or more roles, you can link tasks in the schedule to a role. Start by clicking Admin for the routine you want the role to be responsible for. Scroll down slightly and assign a Role.
Coworkers assigned to a role will see their routines and much more on their personalized page
Ibland behöver man arbeta parallellt inom en avdelning. Använd då laguppställningen för att skapa ansvarsroller som sedan kan kopplas till en eller flera rutiner på avdelningen. Genom att koppla rutiner till roller kan ni skapa körscheman som är baserade på respektive roll.
Efter att man skapat en eller flera roller så kan man koppla uppgifter i körschemat till rollen. Klicka först på Admin för den rutinen du vill rollen ska vara ansvarig för. Scrolla ner lite och tilldela Roll.
Personer som är tilldelade en roll ser sina rutiner och mycket mer på sin personliga sida
To see which tasks in the schedule belong to a specific role, it is useful to use filters.
If you have been assigned a role, all routines and much more will automatically appear on your personal page.
För att se vilka uppgifter i körschemat som tillhör en viss roll är det smidigt att filtra.
Har man blivit tilldelad en roll så kommer alla rutiner och mycket mer finnas automatiskt på sin personliga sida
Choose Which Weeks a Weekly Routine Should Apply
When creating or editing a weekly routine, you can choose exactly which weeks the routine should be active.
This setting is configured in the same step where you select the schedule. Choose Weekly Routine, then make your selection in the week settings.
You can let the routine run every week, only on even or odd weeks, or select specific weeks in the calendar. This makes it possible to schedule a routine every other week or only during a certain season. The routine will only be created and shown during the weeks you have selected.
This enables more precise planning and reduces the need to manually pause or create temporary routines throughout the year.
När du skapar eller redigerar en veckorutin kan du välja exakt vilka veckor rutinen ska vara aktiv.
Inställningen görs i samma steg som du väljer schemaläggning. Välj Veckorutin och gör sedan ditt val i veckoinställningarna.
Du kan låta rutinen gälla varje vecka, endast på jämna eller ojämna veckor, eller markera specifika veckor i kalendern. Det gör det möjligt att exempelvis lägga en rutin varannan vecka eller bara under en viss säsong. Rutinen visas och skapas endast under de veckor du har valt.
Det ger en mer träffsäker planering och minskar behovet av att manuellt pausa eller skapa tillfälliga rutiner under året.
Statusbar
The status bar provides a quick indication of how the workflow progresses throughout the day. It helps you immediately understand if everything is on track or if something has been missed.
• Green: A routine that has been completed.
• Blue: An active routine.
• Red: A missed routine.
• Light Gray: A routine without follow-up (filled circle).
• Dark Gray: A routine that has not yet started.
Statusfältet ger oss en snabb indikation om hur körschemat utvecklas under dagen. Det hjälper oss att omedelbart förstå om allt går som planerat eller om något har missats.
Grön = en rutin som är avklarad
Blå = en aktiv rutin
Röd = en missad rutin
Ljusgrå = en rutin som inte kräver uppföljning (ifylld cirkel)
Mörkgrå = en rutin som inte har startat än
Archive a routine
Got routines you want to keep but don’t need right now? You can archive checklists and other routines when they’re not currently in use.
Here’s how:
Go to Edit schedule
Select the routine you want to archive
Click the More button (three dots)
Choose Archive
To find archived routines:
Go to Edit schedule
Click the More button
Select Archived
From there, you can easily bring routines back when they’re needed again
A simple way to keep the schedule updated – without deleting things we might want to use later.
Har ni rutiner som ni vill spara men som inte är aktuella just nu? Det går att arkivera checklistor och andra rutiner som inte används.
Så här gör ni:
Gå till Redigera körschema
Välj den rutin ni vill arkivera
Klicka på Mer-knappen, de tre prickarna
Välj Arkivera
För att hitta de arkiverade rutinerna:
Gå till Redigera körschema
Klicka på Mer-knappen, de tre prickarna
Välj Arkiverade
Här kan ni enkelt återaktivera rutiner när de behövs igen
Ett enkelt sätt att hålla körschemat uppdaterat utan att radera sådant som kanske behövs längre fram.
Duplicate routines & checklists
⚠️ To make changes in the team schedule, “Operations Manager” or “Superadmin” access is required.
Click on the task or checklist you want to duplicate. In the top right corner, there is an “Admin” button. Then click on the three dots in the upper right corner → Duplicate.
⚠️ För att göra ändringar i Körschemat behöver du ha behörigheten “Driftansvarig” eller “Superadmin”.
Klicka på uppgiften eller checklistan du vill duplicera. I det högra hörnet finns en "Admin" knapp. Klicka sedan på de tre pickarna uppe i det högra hörnet → Duplicera.
How to use and adapt a Routine template
⚠️ This feature is available for stores that are part of an organization in StoreSprint.
If you receive tasks or information via StoreSprint from your management, it means your store is part of an organization.
A routine template is a pre-structured checklist in StoreSprint. It provides a ready-made foundation that helps you get started quickly, while still allowing you to customize it to fit your local needs.
Routine templates are often used for recurring tasks, such as Floorwalks. Starting from a template saves time, ensures consistency, and makes it easy to adjust checkpoints or descriptions to reflect how your team actually works.
⚠️ Den här funktionen är tillgänglig för butiker som är en del av en organisation i StoreSprint. Om ni får uppgifter eller information skickade till er via StoreSprint från er ledning – då tillhör ni en organisation i systemet.
En rutinmall är en färdig struktur för en checklista i StoreSprint. Den fungerar som en grund som gör det enkelt att komma igång, samtidigt som ni kan anpassa innehållet efter era lokala behov.
Rutinmallar används ofta för återkommande arbetsmoment, till exempel Butiksvarv. Genom att börja med en mall sparar ni tid, säkrar enhetlighet och kan snabbt justera kontrollpunkter eller beskrivningar så att de speglar hur ni faktiskt arbetar på er avdelning.
Add file to a routine
Add a File to a Routine
1. Go to the routine.
2. Click Admin in the top-right corner.
3. Select the file icon in the description section and add one or more files.
The files will now be linked to the task in the workflow.
Gå till körschemat och klicka på uppgiften. Klicka på admin uppe i högra hörnet. Välj fil-iconen och lägg till en eller flera filer.